ERP基礎數據收集8個方法

2011-2-28

        ERP的主要作用就是對企業信息的整合，而信息的載體和表達都要通過數據完成。對項目實施來講，基礎數據的準備工作難度最大。
        首先，基礎數據涉及面廣，涵蓋了企業中所有可見信息和不可見信息。物料基本信息，產品結構數據，會計科目，供應商客戶信息，部門、工廠、倉庫、車間信息等等屬于可見信息，這些信息在手工作業中也會用到。不可見信息如單據類型、倉庫性質、計劃參數等，這些信息在手工管理信息時是不會涉及到的，它們會影響到系統計算。
        另外，基礎數據準備的工作量大，以上各類信息的記錄數從幾個到幾十萬都有，而每條記錄包含的字段又可多達上百個，兩者的乘積簡直是天文數字，通常造成項目延期的原因有90％來自于基礎數據整理。
        數據的正確性是最重要的，基礎數據是許多程序正確運行的基礎，如物料計劃和生產計劃就是根據物料文件設定的提前期、庫存量、BOM結構等計算得到的，如果其中任何一個數據與實際不符，計劃結果就將沒有任何指導意義。
        正是因為基礎數據具有這些特征，從而造成了收集準備工作量大、難組織，一般需要多個部門協調，投入的人力和時間都比較多，見效周期長，因此阻力也是很大的。
        為了幫助企業更有效地實施ERP，下面談一下如何快速、低成本、低錯誤率地完成基礎數據準備。
第一步：確定工作范圍
        首先根據ERP項目范圍確定哪些數據需要準備，然后確定參與部門和人員配備，進而確定工作計劃，切記不可將所有工作只交給一個部門甚至一個人做，必須對此項工作的艱難程度有充分的認識。工作計劃中還要注意安排定期的會議，以方便工作人員之間溝通。
第二步：建立必要的編碼原則
        ERP軟件對數據的管理是通過編碼實現的，編碼可以對數據進行唯一的標識，并且貫穿以后的查詢和應用，建立編碼原則是為了使后面的工作有一個可以遵循的原則，也為龐雜的數據確定了數據庫可以識別的唯一標識方法，所謂磨刀不誤砍柴工，大家切不可急于求成，忽略了這些重要的工作。
        另外，編碼原則的制定屬于企業級標準的建立，應該按照ISO9000的標準制定和管理，尤其對于量大的基礎數據（如物料主文件的編碼）必須由多個部門共同確定方案。
第三步：建立公用信息
        建立的公用信息包括公司、子公司、工廠、倉庫、部門、員工信息、貨幣代碼等基本信息。這些數據會在其他基礎數據中被引用，并且數據量不大，可以利用較少的時間和人力完成。如果整理其他數據的時候發現缺少公用信息再補的話，整體效率和進度會大打折扣。
第四步：BOM結構的確定（根據企業情況可選）
        如果企業應用生產系統、計劃或產品研發模塊，BOM就是必須的基礎數據。這里首先應該明確原料到半成品、半成品到產品的級次關系，這步工作的難點是半成品設定的問題。如果半成品設定層次少或層次不設定，今后的統計分析就不能細化；如果半成品設定多，就會大大增加數據量。如果遇到下列情況，那么半成品要設置編碼管理：對半成品建立庫存賬、或者采用安全庫存管理、半成品對外銷售或用于售后服務，除此以外半成品盡量不用編碼，也不用錄入軟件系統，BOM 每多一層，相應增加BOM數據量的同時還會增加物料信息的數據量，我個人的觀點是盡量少的BOM階次可以使這項工作處于可控狀態。
第五步：收集第一手資料，將原來的離散數據從不同部門集中
        在這些離散數據中，僅物料基本信息一項，字段就包括生產、采購、銷售、庫存、財務的信息。在這步中，應利用統一格式的表格在各個部門間交叉流轉，讓各部門將與自己相關的數據填入表格，完成后傳遞給下個部門，以此類推，直到完成此步工作。在工作中應注意傳遞的安排，傳遞路徑需提前確定。為了保證工期，可以讓不同部門同時開始，然后交叉傳遞，或者一個部門完成一小部分后就傳遞給下個部門。同時，將每張發出的表格統一編號（唯一），并在部門間交接時作好記錄，這樣不僅可以控制進度，還能避免數據丟失。
第六步：數據檢查
        （1）完整性檢查：完整性即記錄數量是否完整。可以請企業中有經驗的人員復查或計算一下總數，將其和歷史數據比較。同時還要檢查字段的完整性，所有的ERP軟件都有必須輸入的字段，如果缺少這些字段就會造成系統的不穩定，如物料的提前期、默認倉庫等。另外還有一些非軟件要求的必須輸入的字段，對企業今后的業務和統計分析有用的字段也要列入檢查范圍，例如客戶分類和所屬地區等。
        （2） 正確性檢查：正確性的范圍很廣，這里不做一一說明，可以由企業自己根據需要制定檢查原則。有些錯誤如會計科目是資產類型的，但是因為人為錯誤輸入成負債類型的，再比如有的物料是采購來的，但是錄入成自制件，這樣的錯誤在系統上線前必須發現并改正。
        （3） 唯一性檢查：數據的唯一性應該從兩個角度檢查，常見錯誤有多個實物編成同一個編碼，如果以后錄入系統，成熟的ERP軟件會提示編碼已經存在，并拒絕接受。同時一個實物對應多個編碼的現象也必須杜絕，這種錯誤ERP軟件是發現不了的，必須利用人工查找，否則在上線后會發生多個賬務錯誤。
在改正錯誤的同時，要做好資料版本的控制，這個工作在多部門參與的數據整理工作中尤為重要。曾經有個客戶，多個部門都在同時修改一份相同的資料，修改之后的文檔中只有自己的一部分數據是正確的，其他部門數據還是錯誤的。在錄入數據時，無論以誰的數據為準都是不行的，必須用正確的數據替換錯誤數據后進行合并才行。由此可見，針對每類數據都應該設置負責部門和負責人員，每次修改后由負責人員將文檔的版本更新，同時舊版本數據也要保存。這樣做可將誤操作的損失降低到最小。
第七步：將數據錄入軟件系統
        錄入前應該將基礎數據原始檔案歸檔，對于以電子文檔保存的數據，應該將數據備份好，并注明整理人員、完成時間和最后版本，如果是打印的紙介質，應該將其保存在專門的文件柜中，作為重要文檔管理。
接下來的的錄入工作是艱巨而枯燥的重復工作。通常的錄入方法有手工錄入和利用工具導入這兩種。這些方法各有利弊。
        （1）所有軟件都提供錄入界面，可以調集人員將數據逐條錄入，或者利用軟件的復制功能復制類似的數據，然后進行關鍵字段的修改。這種方法比較安全，完善的ERP軟件可在錄入的同時自動查錯，大多數前期未查出的錯誤可以在錄入時被系統提示并禁止錄入，由此保證數據的準確性。這種方法的缺點是工作量大，完成時間和記錄條數是倍數的關系。如果數據量不大，推薦利用此方法，安全、可靠，事后檢查工作量也小。
        （2）如果項目組中有數據庫高手，并且用人工錄入在人力和時間上都不能實現，可以采用直接導入數據庫的方法，這樣做的優點是效率高，完成時間與數據表個數成倍數關系。缺點是隱含錯誤多，不易檢查，曾經有個客戶在上線幾個月后發現有問題，反復檢查后發現是數據中有個字段空缺造成的，但是錄入的數據是可以由系統自動填寫默認值的。如果采用此方法，應該在前面的檢查工作中設定嚴格的檢查步驟，尤其在正確性檢查中，對重要字段要逐個檢查，這項工作可以利用各種軟件技術輔助人工進行。
        （3）另外一種方法結合了以上兩種方法的優點。曾經有一個客戶開發了一個程序模擬人工工作，基本原理是首先從電子表格中讀一條記錄的第一個字段（模仿人眼看數據的功能），然后在ERP錄入界面中的相應字段錄入該數據（模擬人手的操作），再次讀下個字段，再次錄入程序……此記錄完成后轉下一條記錄。此方法利用程序的錄入界面錄入，繼承了界面錄入的差錯功能，同時和數據導入相比，不需要人工干預，可以一天24小時的工作，速度也是很高的，不過需要高水平的程序員，至今還只見過一個客戶成功采用過此方法。
第八步：系統檢核
        完成錄入工作后仍然不能徹底放松，必須再次檢查，此時最好的方法是利用軟件程序測試數據，例如將數據庫備份成一個新的數據庫，將企業常用的流程在新數據庫中做一遍，通過檢查結果的正確性來驗證基礎數據的正確性。
在收集和整理這兩個步驟中，各企業根據自身員工的技術和特長，通常會用一些工具軟件輔助數據收集和整理工作，常用的有MS Excel、Access、FoxPro、SQL server等。利用工具軟件不僅能大大提高收集和整理的效率，更大的優勢是能夠查錯，下幾條簡單指令就可以發現大部分錯誤，如果依靠人工比對檢查，所需的時間和工作量都是企業無法承受的。
        以上談了ERP項目基礎數據整理的流程，具體項目還要在實施方顧問的指導下進行，另外制度的保障也要及時跟上，曾經有企業在做數據整理工作前，采納了實施方的建議，建立了獎懲制度，輸入一條數據按0.02元計算，輸入數據經過檢查發現錯誤，扣0.04元，一條制度即提高了輸入人員的積極性，同時也督促錄入人員在錄入的同時進行認真的檢查。
        ERP基礎數據準備這項工作的重點不是在數據本身，嚴密的計劃和合理的組織才是完成這項艱巨工作的最好手段。